Webプロジェクトマネジメント標準」を元に、自分自身が理解しやすいような形で要約メモしておきたいと思います。

プロジェクトの実行と監視

立ち上げと実行のフェーズが頭を働かせる段階だとすれば、ここからは手を動かす段階です。人的リソースなども投入され、プロジェクトのコストが大きく発生するのもこの実行フェーズです。

実行のフェーズでは、プロジェクト・マネジャーの仕事の90%はコミュニケーションであると言っても過言ではありません。プロジェクトの進行状況や見通しなどを、問い合わせがある前にクライアントに伝え、安心感を与えるよう心がけなくてはなりません。情報を伝える場合は、先方の感情的、文化的、知識的背景を踏まえることも必要です。こちらから送った情報は、必ずしも相手に伝わった情報ではありません。
同時に、聞く技術も求められます。相手の言いたいことをしっかりと受け止め、疑問点を明確にし、相手の表現が曖昧な場合でも会話を通じて一緒に適切な結論を共有するといった、能動的に聞くスキルが必要です。

実行・管理コントロールフェーズにおいて最も重要なのが、統合変更管理です。変更管理を行ううえで大切な作業フローは以下の通りです。

  • プロジェクトメンバーが変更要望を上げるときのルールを作る
    要望を上げるためのルールを決めておかないと、ある人は電話で、ある人は個別メールで様々な変更の要望を上げるようになってしまいます。
  • 要求されている変更の承認を行う
    クライアントからの要求であったとしても、すべての変更を必ず実行しなければならないわけではありません。変更すべきかどうかは、プロジェクトの目的に応じて判断されることになります。その変更によってスケジュールやコスト、品質への影響、変更によってリスクがどれだけ増えるかといった分析(インパクト分析)を行います。
  • 承認済み変更だけを実施する
    どんなに小さい変更でも、承認プロセスを無視して個別対応してはいけません。すべての変更要望とその対応履歴は変更管理ログとして文書化し一元管理するようにします。また、仕様書などへの反映も忘れずに行います。

課題管理表のサンプルはこちらで公開されています。

»課題管理表
(テンプレート by ロフトワーク CC BY)

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