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ぼちぼち年末だし、GTDで人生の棚卸をしてみるのも

2008-11-26

ぼちぼち年末だし、GTDで人生の棚卸をしてみるのも

すでに実行している人には今更ながら…ですが、「Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~ 」を参考にさせていただき、GTD（Getting Things Done）の考え方をまとめておきたいと思います。

GTDとは「プライベートや仕事にかかわらずやるべきことを全て書き出して頭の中をスッキリさせること。そしてリストに基づいて仕事をこなしていく」
ための手法です。GTDでは「それが頭の中にある限り、あなたの頭はクリアにならない」とされているように、やりたくない事ほど、頭を圧迫しますよね。「あ〜アレをやらなきゃ…」と、いつまでもいつまでも…。

頭はパソコンで言うところのCPUや一時的な記憶を行うメモリのようなものであって、ハードディスクのように確実に記憶できるようなものではないので、本来頭の中にずっとあるべきではないものを外部に吐き出してしまいます。物を捨てるのも、パソコンのデータを整理するのも、同じ手法で整理できます。

GTDは仕事を片づけるための考え方なのでツールを選びません。紙を使うもよし、付箋を使うもよし、ケータイのアプリを使うもよし、パソコンを使うもよしです。やるべきことを全て書き出して、頭の中をスッキリさせる。そうやって頭の中の衛生状態を保っておくのです。

ぼちぼち年末なのでこのあたりで一度、人生の棚卸ですね。

1. 収集（Collection）

頭の中にある気になること全てを書き出します。「爪を切る」から「新しいカフェを発掘する」「新しい仕事に挑戦する」など何もかもを1,2時間かそれ以上かけて書き出します。順番は気にせずにとにかく頭の中にあるものを全て出し切ります。また今度、気になることがでてきたらその都度書き出していきます。それを実際にやるかやらないかは後で判断するので、とにかく気になることを全て吐き出します。そうやって本来の脳の能力を100％引き出せる状態を保つことができます。

2. 処理（Process）

【1】で書き出したものを、上から順番にこのフローチャートに従って処理していきます。まず最初に、その仕事は行動を起こす必要があるかを判断します。

  • YES。行動すべき
    • すぐやる。（2分以内でできる場合）
    • 複雑なものは、計画を立てて行うことにし、計画は定期的に見直す。「プロジェクト」のリストへ。
    • 複雑でないもので、自分でしなくてもいいものは人に任せる。任せたら「連絡待ち」のリストへ。
    • 複雑ではないが今すぐしなくてもよいものは後でする。「カレンダー」のリストへ。
    • 複雑ではなく今すぐしたほうがよいものは、今やっている仕事の次に着手する。「次のアクション」のリストへ。
  • NO。今行動しなくてよい
    • 資料としてファイルにしまう。「資料」リストへ。
    • いつかやる仕事としてあたためておく。「いつかする」リストへ。
    • 不要なものは捨てて忘れる。ゴミ箱へ。

»Getting Things Done – Wikipedia

  1. いま行動しなくてよいものは「資料」「いつかする」「ゴミ箱」のリストに入れておきます。
  2. いま行動すべきことだとしたら、次の物理的なアクションは何か？を決めます。「○○について考える」ではなく「○○に行く」「○○をする」という物理的なアクションにします。そのアクションが複数の場合（つまりじっくり考えないといけないようなもの）は「プロジェクト」のリストに入れます。プロジェクトは後日、行動計画をたてて簡単な作業に分解します。
  3. 2分以内に終わるものだとしたら、その場ですぐにやります。
  4. 自分でやるのではなく誰かに任せた方が良い場合は、メールなどで連絡を行って「連絡待ち」のリストに入れます。
  5. 特定の日付にやるべきものは「カレンダー」のリストに入れます。
  6. それ以外の、空き時間でやるべきものは「次のアクション」のリストに入れます。

ここまでで、「あ〜アレをやらなきゃ…」と気が重かったものが、簡単なToDoに分解されたはずです。例えば「ダイエットをする」というものが、「ネットで体重計を検索する」という簡単なToDoになっているはずです。

3. 整理（Organizing）

ここまでで、気になることが各リストに分類できたので、これを整理していきます。卓上カレンダーやパソコンに入力したり、紙の場合は清書をします。「次のアクション」にあるものは、「家でやる」「オフィスでやる」「移動中にやる」などの状況別に分類します。

4. 評価（Review）

カレンダーやすべてのリストを見直して、必要があれば更新していきます。いつかやるつもりだったものが、次のアクションになることもあります。最低でも週に1度は評価を行います。

5. 実行（Doing）

  • 状況
  • 使える時間
  • 使えるエネルギー
  • 重要度

を判断基準にして、どんどん仕事を片付けていきます。

パソコンでGTDを行う場合には、Mac版のみですが「オムニフォーカス [ Omni Focus ] 」がオススメです。GTD専用のソフトなのでとても使い勝手が良いです。また、iPhoneのアプリ「OmniFocus for iPhone（iTunesが立ち上がります）」との同期も行えるので、いつでも内容をアップデートすることができます。

外部リンク

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